CONSIGNES AUX AUTEURS POUR LA SOUMISSION DE COMMUNICATIONS (résumés)

Le Comité scientifique du Congrès vous invite à soumettre des propositions de communications scientifiques sous la forme d'un résumé informatif et structuré selon les consignes ci-dessous :

Modalités

Tout auteur peut soumettre des propositions pertinentes à l’épidémiologie et à la santé publique selon trois modalités :

1. Communication orale en personne :

Les communications retenues feront l'objet d'un exposé oral de 15 minutes maximum, soit : 1 minute pour introduire titre et auteurs, 10 minutes de présentation (10 diapositives) suivi de 4 minutes de discussion. Elles seront présentées par l’auteur (ou co-auteur) dans les séances thématiques qui seront offertes en parallèle. Si par une circonstance inattendue vous ne pouvez pas assurer votre présence selon l’horaire proposé, veuillez S.V.P. nous avertir par courriel (Epiter-Adelf-Quebec2020@gmail.com) le plus tôt possible (au plus tard le 31 juillet 2020, 23:59 heure de l’Est Québec, UTC-05:00). Si le nombre de communications retenues après évaluation, dépasse le nombre d’espaces alloués pour les présentations, le comité scientifique comblera les espaces selon le score obtenu et offrira aux excédentaires un espace en tant que communication affichée en personne.

2. Communication affichée en personne :

Les communications retenues seront programmées (thème, jour, horaire, espace alloué) et affichées dans le local réservé à cette fin. L’auteur principal (ou co-auteur) devra être présent afin d’échanger en personne avec les participants intéressés. Si par une circonstance inattendue vous ne pouvez pas assurer votre présence pendant les périodes prévues pour les visites aux affiches, veuillez S.V.P. nous avertir par courriel (Epiter-Adelf-Quebec2020@gmail.com) le plus tôt possible (au plus tard le 31 juillet 2020, 23:59 heure de l’Est Québec, UTC-05:00).

3. Communication virtuelle asynchrone (la communication ne se réalise pas en temps réel ou en présentiel):

Cette modalité s’adresse aux auteurs souhaitant que leurs travaux soient publiés dans les Actes du congrès mais qui ne pourront pas assister à l’événement en personne. Les auteurs dont leurs travaux seront acceptés et qui ont payé leur inscription sous cette modalité recevront un certificat de participation et une copie numérique des Actes du congrès. Ils auront également accès à toute autre documentation numérique déposée sur le site internet du congrès.

L'auteur soumettant un résumé recevra un accusé de réception de son résumé et la décision (acceptation ou refus) du Comité scientifique le 31 mars 2020, via le site internet.

Soumission et rédaction des résumés (communications en personne - orales et par affiche - et virtuelles)

Les auteurs doivent se conformer strictement aux consignes suivantes :

• Le résumé doit être rédigé en français (langue officielle du congrès).
• Seuls les résumés soumis en ligne sur le site Internet du congrès seront évalués ; les résumés envoyés par télécopieur (fax), courrier postal ou courriel (courrier électronique) ne seront pas acceptés.
• Le titre du résumé doit être concis (maximum 90 caractères incluant les espaces), il doit préciser clairement la nature de ce qui est présenté.
• Les auteurs seront cités par les initiales du prénom suivies du nom de famille.
• Les affiliations de chaque auteur doivent mentionner le nom du ou des départements ou directions des institutions ou organisations et pays auxquels le travail est attribué.
• Le nom et l’adresse postale de l’auteur responsable de la correspondance pour le résumé, son ou ses numéros de téléphone et son adresse électronique sont exigés.
• Entre 3 et 7 mots-clés, indexés dans le MeSH, devront être fournis.
• Au maximum 4 thématiques doivent être indiquées, choisies impérativement dans la liste fournie (voir section Thèmes du congrès).
• Des résultats de recherche, préliminaires ou finaux, doivent être présentés dans le résumé.
• Les résumés ne portant pas sur des résultats de recherche mais sur des programmes de formation ou des initiatives spécifiques pertinentes aux thèmes du congrès sont les bienvenus.
• Le texte du résumé ne doit pas dépasser 300 mots maximum (titre, auteurs, affiliations et mots-clés non compris). Il doit être structuré en quatre parties (Contexte, Méthodes, Résultats, Discussion/Conclusion).
• Aucune abréviation ou acronyme ne doit être introduit dans le résumé.
• Le résumé ne doit pas comporter de graphiques, tableaux, figures ou références bibliographiques.
• Le résumé soumis ne doit pas servir principalement de visibilité ou de promotion pour une organisation en particulier, un livre ou autre produit commercial.
















ATTENTION : Le titre ne doit pas dépasser 90 caractères au total (espaces compris).




Pour le prénom : inscrire les initiales uniquement (e.g. M. Chartier) pour Mathieu Chartier

Auteurs *
1. Ajoutez tous les auteurs dans la liste ci-dessous.
2. Double-cliquez sur le nom du présentateur (souligné)

Affiliation(s) : indiquez le nom du département ou de direction et le pays

Affiliations *
1. Ajoutez l’affiliation de chaque auteur ci-dessous.
2. Liez un auteur à une affiliation, en cliquant-et-déplaçant l’auteur (ci-haut) sur son ou ses affiliation(s) ci-dessous.
Voir un exemple vidéo






Insérer le texte du résumé dans la section qui suit (voir consignes)






Mots-clés (MeSH) : saisissez 3 au minimum, 7 au maximum)






















Évaluation des résumés

Une équipe de réviseurs experts, mandatés par le comité scientifique, évalueront les propositions ayant respecté les consignes (voir ci-avant). Les réviseurs jugeront l’acceptation (≥ 12 points/20) ou le refus des résumés sur la base des critères suivants :

Rigueur scientifique (12 points) :
- Le contexte, la question d’étude, les objectifs sont-ils clairement présentés ? (3 points) ;
- La méthodologie utilisée permet-elle de répondre aux objectifs et est-elle clairement présentée ? (3 points) ;
- Les résultats correspondent-ils aux objectifs et aux méthodes? Sont-ils clairement présentés ? (3 points) ;
- L’interprétation des résultats est-elle correcte et permet-elle de tirer la ou les conclusions présentées ? (3 points).

Originalité du travail (4 points) :
- Sujet pertinent, utile pour la santé publique ? (2 points) ;
- Impact de santé publique ? (2 points)

Qualité rédactionnelle (4 points) :
- Le ou les messages sont-t-il clairs ? (2 points) ;
- Quelle est la qualité de la langue ? Les consignes de rédaction ont-elles été respectées ? (2 points).

Publication des résumés

À condition que l'auteur principal ou un co-auteur se soit acquitté de ses droits d'inscription le 23 juin 2020 (23:59 heure de l’Est Québec, UTC-05 :00), les résumés des communications (orales, affichées et virtuelles) acceptés seront publiés et diffusés tels que soumis* dans les Actes du congrès - numéro spécial électronique de la Revue d’Épidémiologie et de Santé Publique (RESP).

* en version finale le 15 mai 2020 (23:59 heure de l’Est Québec, UTC-05 :00)

Principales dates à retenir

- 31 octobre 2019 : Début d'appel de résumés (1ère annonce officielle).

- 28 janvier 2020 : Date limite pour la soumission de résumés en ligne.

- 31 mars 2020 : Date de décision (acceptation ou refus) du comité scientifique pour les propositions de résumés.

- 15 mai 2020 : Date limite pour la réponse par les auteurs avec résumés acceptés de leur participation au congrès.

- 23 juin 2020 : Date limite d'inscription pour le ou les auteurs avec résumés acceptés.

Pour toute question ou demande, n'hésitez pas à nous contacter par courriel à l'adresse internet suivante : epiter.adelf.quebec2020@gmail.com

Consignes particulières pour la réalisation des communications affichées

Si votre résumé de communication affichée est retenu, voici les consignes particulières à suivre pour la production de l’affiche :
• Rédaction en français.
• Intégration d’un ou plusieurs des éléments suivants : textes, tableaux statistiques, graphiques, figures, diagrammes, photographies et images.
• Format portrait d’une taille maximum de 90 cm de large et 120 cm de haut.
• Un des auteurs devra être présent pour l'installation de l'affiche, durant les différentes périodes d'échanges avec les participants et pour retirer son matériel à la fin de la dernière séance d’affiches du congrès. Tout matériel laissé après cette période sera éliminé.
• Les auteurs de certaines communications affichées sélectionnées pourront présenter leurs travaux en petits groupes dans un local adjacent.

Cette activité sera réalisée lors des deux blocs de séances plénières qui figurent en après-midi (16 h 00 - 17 h 00) des jours 1 et 2 du congrès.

Consignes particulières pour la réalisation des communications virtuelles

Si votre résumé de communication virtuelle asynchrone est retenu, voici les consignes particulières à suivre pour la production de votre présentation :
• Vous avez l’option de présenter la version finale du texte de votre résumé accepté ou de soumettre une présentation Powerpoint (avec vidéo et/ou audio) de 12 diapositives maximum (incluant le titre et les références). Si la présentation est narrée i.e. avec description verbale, elle ne doit pas dépasser 12 minutes.
• Pour toute question ou commentaire au sujet de la présentation virtuelle, les auteurs pourront être contactés par les participants au congrès par le courriel de l’auteur principal.

De plus amples détails vous seront fournis ultérieurement.

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